El término Transformación Digital pareciera estar de moda. El sector salud, educativo, publicitario, entre otros empiezan a usarlo en sus reuniones de planificación, estrategia diferenciadora y como metas a corto y largo plazo.
Sin embargo, hablar de Transformación Digital no es tan frecuente en las organizaciones de la sociedad civil, donde tradicionalmente el altruismo y la beneficencia son los términos más frecuentes.
En nuestro día a día hemos escuchado algunas afirmaciones por las que una ONG no tiene en su estrategia la Transformación Digital, algunas de esas son simples mitos que han venido heredados de otras épocas, industrias o malos entendidos. En este artículo queremos plantear algunos Mitos y Verdades con las que nos hemos encontrado en nuestra experiencia con este término que parece estar de moda.
Pero… ¿Qué es Transformación Digital?
En los días que transcurren, especialmente desde que inició la pandemia por la COVID-19, se ha hecho común que escuchemos hablar de la Transformación Digital y puede que aún, desde nuestras organizaciones, no terminemos de entender de qué se trata. Una buena forma de acercarnos a su comprensión es a través de un ejemplo que pueda parecernos cercano. ¿Recuerdas a Kodak?
Kodak fue una empresa multinacional dedicada al diseño, producción y comercialización de equipos fotográficos. Pensar en las cámaras y rollos Kodak hace veinte o treinta años es lo que hoy sería hablar de iPhones y cámaras digitales.
En su momento, Kodak alcanzó un volumen de negocio de 28.000 millones de dólares y gestionó en su plantilla más de 140.000 empleados. Sin embargo, en el 2012 declararon que estaban en bancarrota.
Dos años antes de esa declaración de bancarrota, nació una empresa llamada Instagram, una aplicación móvil a través de la cual las personas tenían el poder de construir una comunidad compartiendo fotos digitales desde su teléfono móvil.
Si contrastamos el accionar de ambas empresas vemos que, mientras Kodak continuaba apostando a vender sus costosas cámaras y a la fotografía física, Instagram apostaba a la fotografía digital móvil a través del desarrollo de software (creación de algoritmos nuevos, optimización del editor de fotos, lanzamiento de nuevos filtros, etc).
Instagram no solo ofrecía un producto digital. La empresa en sí misma, sus áreas, procesos y lógica de crear productos y generar valor surgen de un pensamiento netamente digital. Así, en poco tiempo llegó a tener más de 1.200 millones de usuarios a nivel mundial.
En este punto vale la pena preguntarse, ¿por qué Kodak, una empresa con los recursos y el talento, no inventó Instagram? Lo que sabemos es que en 2012 se declararon en bancarrota, a la par que Instagram se convertía en una de las redes sociales más importantes del mundo.
Como se ve en este ejemplo, la transformación digital es en sí misma una oportunidad, se trata de incorporar tecnologías para optimizar recursos y agilizar procesos, es una forma de pensar y actuar, una estrategia para idear e implementar soluciones.
En la Transformación Digital pasa lo mismo que acompaña a todo lo nuevo: existe mucha información disponible y plagada de mitos que empañan la claridad que alcanzamos a tener al respecto. Por esta razón, hemos preparados dos entregas en las cuales derrumbaremos mitos y diremos en voz alta verdades sobre la transformación digital en las organizaciones sociales.
Mito 1: Adoptar la tecnología es muy costoso
Definitivamente es un mito. Por supuesto, la inversión en tecnología es necesaria para optimizar los procesos internos y ampliar nuestro impacto social, pero existen modalidades accesibles que nos ayudan a iniciar este proceso sin hacer grandes inversiones.
La gran mayoría de los softwares que se venden en el mercado manejan el modelo Freemium, esto significa que ofrecen versiones premium y business a las cuales se puede acceder adquiriendo una membresía, así como una versión de libre acceso con un número importante de funcionalidades que las organizaciones podemos aprovechar de forma gratuita.
En Unidos en Red, por ejemplo, actualmente utilizamos la versión básica y gratuita de Asana, un software que nos ayuda a estructurar los flujos de trabajo y hacer seguimiento a las tareas de todo el equipo.
Asana, al igual que otros programas y plataformas, suele ofrecer precios especiales para organizaciones de la sociedad civil. Por otro lado, organizaciones como Techsoup, Makaia, CDI Chile, ponen al alcance del tercer sector la tecnología de las empresas líderes a precios mucho más económicos.
Verdad 1: La Transformación Digital entrega datos de forma inmediata
Al haber una Transformación Digital, el equipo y los procesos se estructuran de tal manera de que se pueden obtener datos en todo su recorrido. Al implementar tecnología los datos se obtienen de forma automática y se almacenan en la nube de tal manera que se puede acceder a ellos en cualquier momento.
Así mismo, cuando se crean proyectos, en su planificación la recolección y análisis de datos son fundamentales en las distintas etapas (diseño, implementación y evaluación). Cuando los datos están bien recolectados, un buen análisis nos permitirá entender de manera más integral a las comunidades a las que ayudamos e identificar emergentes.
Es así como vemos que los datos entonces pueden servir para mejorar tanto los procesos internos como los procesos y resultados asociados a los proyectos sociales.
Para mejorar los procesos internos. En Unidos en Red, empezamos la recolección de datos relacionada con las alianzas estratégicas naturales que surgen en una organización benéfica. Anteriormente, al atenderlo de forma orgánica, no teníamos forma de hacer un seguimiento y por lo tanto entendimiento de lo que ocurría en cada una de ellas. Una vez que optamos por la estructuración de procesos empezamos a entender que había un gran número de alianzas que se iniciaban, pero no se concretaban. Otras se quedaban en aprobaciones legales y, finalmente, otras si se concretaban. Teniendo en cuenta estos datos, se tomaron correctivos en los diferentes niveles para agilizar ese proceso.
Mito 2: La Transformación Digital trata de reducir la fuerza laboral
La transformación digital implica automatizar procesos completos o partes de procesos que aún eran realizados de forma manual por algún miembro del equipo. Esto nos puede hacer pensar que al incluir tecnologías como la inteligencia artificial estamos reduciendo las oportunidades laborales.
La realidad es que todos los procesos de transformación que ha vivido la humanidad trajeron la eliminación de ciertas labores, pero también la creación de cientos de nuevas funciones. Cuando se creó la electricidad y se extendió el uso de las redes de transmisión eléctrica, se eliminaron los puestos de trabajo de aquellos que encendían y apagaban manualmente las lámparas de gas del alumbrado público, por ejemplo. Pero, a su vez, nacieron vacantes para quienes hacían mantenimiento a las redes o quienes deberían sustituir los bombillos que dejaban de funcionar.
Por otro lado, antes de la llegada de las redes sociales no era necesario contratar a un Community Manager y solo algunas grandes empresas tenían página web. Con el crecimiento de los medios digitales, las organizaciones de la sociedad civil han comenzado a incorporar en sus equipos de trabajo el rol de Community Manager e inclusive de desarrolladores web, puestos de trabajo que antes no existían y que han nacido en la era digital.
Verdad 2: La Transformación Digital requiere una inversión inicial.
Como afirmamos anteriormente, se tiene la creencia de que es muy costoso. Sin embargo, no transformarse digitalmente no solamente se vuelve más importante con el tiempo, sino que corremos el riesgo de quedarnos fuera y sin pertinencia para las comunidades con las que trabajamos.
Veamos un ejemplo sencillo. Durante la pandemia, cualquier organización que no había pensado en su transformación digital, estaba abocada a la presencialidad, con equipos que dependían de ir a una sede o al campo para poder realizar su trabajo. Ante un confinamiento global, muchos tuvieron semanas sin trabajar y dejaron a sus beneficiarios desasistidos. Dejaron de tener relevancia. Pensar en el pago de una licencia de Office 365 (en la nube) o Google Worksplace no habría sido un problema. Estas plataformas tienen una versión free que tiene limitaciones de espacio. Sin embargo, las versiones pagas, son bastante económicas y le dan la facilidad a las instituciones de tener su información respaldada en la nube, tener chats en línea, videoconferencias, calendarios compartidos y por costos de 4 dólares por mes por usuario.
La ventaja del trabajo colaborativo ya es conocida de la empresa privada. Así que estas herramientas parecen ser muy costosas al inicio, sin embargo, luego de que se presupuestan y se asumen, las organizaciones se dan cuenta de que ganan flexibilidad, ubicuidad y colaboración.
En el caso de Unidos en Red, hemos entendido que transformarnos digitalmente es necesario. Desde los inicios comenzamos con teletrabajo, lo que nos llevó a la adopción tecnológica para el control, seguimiento y desarrollo de nuestra visión.
En el caso de la adquisición de herramientas especializadas como un CRM o un sistema contable, donde los costos iniciales de implementación, customización y capacitación del personal son más elevados, el retorno de inversión se nota a más largo plazo cuando se optimizan los resultados luego de monitoreo trimestral de los objetivos al menos luego de un año.
En esta primera entrega te dimos 2 mitos y 2 verdades que quizás conocías o no. Esperamos que te hayan hecho reflexionar. Continúa aprendiendo sobre el tema en Mitos y verdades de la transformación digital en el sector social: Una mirada a los datos más relevantes (Parte II)
Recomendaciones:
- Revolución digital en lo social, publicación de la Asociación Española de Fundaciones
- El futuro del trabajo en América Latina y el Caribe, estudio del Banco Interamericano de Desarrollo
Autores:
- Adriana Narvaez Cote Coordinador de Control y Gestión
- Marianella Santiago Coordinador de Innovación y Voluntariado
