¿Alguna vez has trabajado en un proyecto donde todo parecía estar fuera de control? La gente no parecía estar en la misma página, los plazos se retrasaban y la calidad del trabajo dejaba mucho que desear. Si es así, es probable que hayas experimentado lo que se conoce como un enfoque de «gestión de proyectos tradicional». Afortunadamente, existe una manera de evitar estos problemas: utilizando los valores del Manifiesto Ágil.
El Manifiesto Ágil es un conjunto de principios para la gestión de proyectos que se centra en la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de valor. En lugar de seguir un plan rígido desde el principio hasta el final, los equipos ágiles se adaptan a los cambios y se aseguran de entregar valor al cliente en cada paso del camino.
Uno de los valores fundamentales del Manifiesto Ágil es la «entrega continua de valor». Esto significa que en lugar de trabajar durante meses en un proyecto y entregarlo todo de una vez, los equipos ágiles entregan partes del proyecto de manera regular. De esta manera, el cliente puede ver el progreso y dar retroalimentación para asegurar que se está entregando lo que realmente necesita.
Otro valor importante es la «colaboración con el cliente». En lugar de tratar al cliente como una molestia, los equipos ágiles trabajan estrechamente con ellos para asegurar que se están entregando los productos o servicios correctos. Piensa en ello como una relación entre un chef y su cliente. El chef no puede simplemente cocinar lo que quiere y esperar que el cliente lo disfrute, ¡debe trabajar con el cliente para asegurar que está cocinando lo que realmente quiere!
Por último, pero no menos importante, está el valor de la «flexibilidad». Los equipos ágiles están preparados para adaptarse a los cambios en el proyecto, en lugar de aferrarse a un plan establecido desde el principio.
Piensa en un proyecto de financiamiento de proyectos de alto impacto social, en el cual se abre una convocatoria y se dan 15 días hábiles para que se presenten las propuestas. Llegas al día 12 y apenas tienes 3 proyectos postulados, la expectativa era recibir 30. Aunque quedan solo 3 días para el cierre de esta etapa, el equipo de proyectos decide preparar una reunión para hacer una primera identificación de lo que puede estar pasando. Deciden contactar a 10 organizaciones que representan el tipo de organizaciones objeto de esta convocatoria e indagar. Revisan la información obtenida, y descubren que las organizaciones han tenido dificultades para llenar los formularios y no han contado con medios rápidos para recibir soporte. Sobre la base de estos hallazgos, se organizan dos sesiones virtuales para explicar cómo llenar los formularios y responder a las preguntas. Se sube al canal de YouTube el video de la sesión y se comparte con todas las ONG convocadas. Se habilita un grupo de WhatsApp para responder de forma rápida las dudas, y se extiende 2 semanas más el periodo de postulación de proyectos. Finalizado el periodo extendido, se han postulado 35 proyectos.
La capacidad del equipo de proyectos para identificar la importancia de este hito del proyecto y su flexibilidad para extender plazos, recoger información de los beneficiarios del proyecto y agregar estrategias nuevas fue clave para lograr el éxito de esta etapa. Si por el contrario, el equipo se hubiera mantenido rígido en el calendario, no habría comprendido las dificultades de los usuarios para postularse ni habría logrado el número de postulaciones objetivo.
En resumen, los valores del Manifiesto Ágil son la clave para tener proyectos exitosos especialmente en ambientes de cambios con altos niveles de incertidumbre. Si quieres lograrlo, en Unidos en Red podemos acompañarte en el proceso. Solo escríbenos a gestion@unidosenred.org.
Autor: Adriana Narvaez Cote
Coordinador de Control y Gestión
