Gestión de datos: 5 pasos para sacarle el máximo provecho en tu organización

Vivimos en una era en la que los datos se generan de forma explosiva. Cada vez que hacemos una búsqueda en internet, posteamos algo en una red social, le damos like a una foto en Instagram o adquirimos bienes y servicios, estamos creando nuevos datos. Pero no solo lo hacemos a través de internet, sino con cada acción que realizamos: nuestras visitas a un determinado lugar, la cantidad de veces que estacionamos nuestro automóvil en el aparcamiento de la oficina o las conversaciones que mantenemos con nuestros compañeros de trabajo.

 

Todo, cualitativa o cuantitativamente hablando, se traduce en datos. Y cuando trasladamos esta premisa a la labor de nuestras organizaciones, nos damos cuenta de que cada iniciativa, programa o actividad que realizamos genera ingentes cantidades de datos. Estos datos, una vez estructurados, pueden ser utilizados para hacerle seguimiento al impacto de nuestros programas, analizar el comportamiento de nuestro público objetivo y, lo más importante, ayudarnos a la hora de tomar decisiones estratégicas.

 

¿Pero qué haces actualmente con estos datos? ¿Tienes algún sistema para analizarlos? ¿Al menos los recopilas? ¿Eres consciente del enorme potencial que tienen para elevar el desempeño de tu organización? A continuación te compartimos cinco pasos para que puedas comenzar a sacarle el máximo provecho a los datos.

 

  • Mide todo

Ahora que sabes que cada acción que realizas genera datos y que muchos de ellos pueden ser de valor, es momento de que introduzcas esa premisa en tu organización. Mide todo lo que haces: el número de actividades, la cantidad de personas que participan, las horas que dedicas a realizar una determinada tarea, los recursos que destinas a cada área o programa. Recopila toda la información disponible, aún si en el momento piensas que no te será de utilidad, más tarde lo resolverás.

 

  • Filtra tus datos

Una vez has recopilado los datos, es momento de filtrarlos. Es aquí donde decidirás su utilidad, le asignarás categorías y los almacenarás de forma organizada de la manera que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes echar mano de las múltiples herramientas disponibles para gestión de datos, desde el conocido y útil Excel hasta programas más sofisticados basados en inteligencia artificial. Lo importante es que, al final de este paso, tengas claridad de la información que tienes y la forma en la que la has organizado.

 

  • Analiza la información disponible

Una vez has filtrado la información, tu tarea será analizarla e interpretarla. Busca identificar patrones en tus datos, evalúalos a la luz de los objetivos propuestos y compáralos con las metas de tu organización para que descubras en qué medida las están alcanzando, cuáles acciones y estrategias ofrecen los mejores resultados y qué cambios podrían implementarse para afectar positivamente sus indicadores.

 

  • Comparte tus hallazgos

Como dicen por allí, “lo que no se comunica, no existe”. Así que compártele a tu equipo los diferentes hallazgos con los que te has topado al analizar la información, coméntales el proceso que llevaste a cabo desde el primer día para que tengan la oportunidad de replicarlo y deja claras tus sugerencias basadas en datos que puedan servir para implementar mejoras a la gestión. Te recomendamos el artículo Haciendo mi primer tablero con Tableau Public si quieres aprender a usar una herramienta de visualización.

 

  • Implementa una Cultura Data-Driven

La Cultura Data-Driven es una metodología que se basa en el uso de los datos disponibles para la toma de decisiones estratégicas. Las organizaciones que basan sus decisiones en datos tienen más posibilidades de traducir sus esfuerzos en resultados positivos, incrementar su alcance, prever cambios en su entorno y responder de forma más rápida y efectiva a los retos que surgen en su camino.

 

Implementar una Cultura Data-Driven pasa por poner en práctica los pasos que te hemos descrito anteriormente y utilizar los hallazgos para tomar decisiones que conduzcan a mejorar el desempeño de tu organización.

 

Si quieres saber más sobre cómo gestionar el uso de tus datos y con ello hacer más efectiva la toma de decisiones en tu organización, en Unidos en Red estamos dispuestos a acompañarte en el proceso.

 

Autor: Adriana Narvaez Cote

Coordinador de Control y Gestión

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