4 claves para potenciar los equipos remotos

Desde la llegada de la pandemia, muchos hemos experimentado el trabajo remoto. En algunos casos, ya conocíamos a nuestros compañeros y estábamos acostumbrados a trabajar con ellos de forma presencial. Sin embargo, también comenzamos a hacer equipo con personas de diferentes ciudades a quienes solo habíamos visto a través de las pantallas.

Han pasado más de dos años y el trabajo remoto se sigue extendiendo. En nuestra región, para el 2019 solo el 3% de la fuerza laboral había adoptado modelos de trabajo remoto, porcentaje que experimentó un salto de 27 puntos en solo un año.

En este contexto de adaptación acelerada, resulta relevante preguntarse cómo se sienten los miembros de nuestros equipos al experimentar este cambio. Aunque toda transformación conlleva una curva de aprendizaje, lo cierto es que, según PwC Interaméricas, el 92% de los latinoamericanos han manifestado que prefieren trabajar de forma remota, con un 45% que estaría dispuesto a optar por un formato híbrido. ¿Qué retos conlleva el hecho de que sólo un 8% de los trabajadores quieran mantener el modelo presencial que cada día queda más en el pasado?

Parte de los retos más importantes recaen en aquellos que lideran equipos, quienes deben asumir esta realidad y aprender rápidamente a implementar estrategias para optimizar los flujos de trabajo y generar bienestar en el entorno laboral.

Nuestra organización fue concebida con equipos de trabajo remotos y geográficamente distribuidos en diferentes países de Iberoamérica, y a lo largo de 10 años hemos documentado aprendizajes que pueden ser útiles para tu equipo. Te compartimos 4 puntos que consideramos claves para impulsar el rendimiento de tu organización y el bienestar de sus miembros.

 

  • Reuniones 1:1

Son espacios de confianza, concebidos para ser realizados durante breves lapsos de tiempo, donde el líder de un proyecto u organización establece una conversación individual con cada uno de los miembros del equipo para abordar sus problemas, necesidades y aspiraciones. Estos encuentros suelen realizarse de forma virtual y, en esos casos, es ideal que ambas personas mantengan la cámara web encendida para generar mayor confianza y sensación de cercanía. 

Las reuniones 1:1 pueden acordarse de forma recurrente una vez a la semana, y son tremendamente poderosas para mejorar la comunicación, estimular la confianza y alinear esfuerzos hacia los resultados deseados. 

 

  • Incorporar software

  1.  Para la gestión y el seguimiento de las tareas. Asana es una herramienta de mucho valor que nos permite establecer flujos de trabajo, hacer seguimiento a las entregas, reconocer los resultados del equipo, generar informes de estatus de proyectos e incluso compilar ideas geniales que optimicen la gestión, nosotros utilizamos la versión gratuita Si no has escuchado de Asana, puedes leer nuestro artículo: Herramienta de gestión de tareas y proyectos para tu ONG: Caso Asana
  2. Para archivar la información y trabajar de forma colaborativa. En nuestro caso, utilizamos los productos de Google Workspace , destacando Drive como una gran herramienta para almacenar y organizar la información, así como para co crear a través de Doc, Sheet, Slides y Meet. También utilizamos Calendar para fijar nuestras reuniones y dar a conocer a todo el equipo nuestra agenda, y por supuesto Gmail para establecer las comunicaciones formales.
  3. Para generar ideas y estimular la creatividad. Dado que en la virtualidad se reducen los espacios compartidos no planificados, es importante contar con una pizarra digital a través de la cual podamos hacer derroche de nuestra creatividad. Miro, por ejemplo, la podemos utilizar para la investigación, ideación, lluvias de ideas, tomas decisiones, entre otros. 


  • Generar confianza 

Aprender a confiar en las capacidades y el compromiso de tu equipo es en sí misma una competencia que todo líder debe aprender diariamente. Tus compañeros de equipo lo pueden sentir en la forma como te expresas, la frecuencia con la que delegas, el estímulo al trabajo cocreado y las decisiones construidas en equipo. 

Si piensas en tu día a día, te darás cuenta que creamos confianza con las personas en la medida que las conocemos y acumulamos experiencias compartidas. Al estar en espacios diferentes, resulta más complejo que esas experiencias se den de manera orgánica, por lo tanto es relevante estimular espacios de encuentro. En forma de juegos usando herramientas como Skribbl o de conversación creando horas temáticas de café, en las cuales quienes lo deseen puedan participar. Esto además generará empatía y sentimiento de equipo.

Si al leer esto sientes que hay una oportunidad de mejora para ti en este aspecto, te invito a leer “Por qué la confianza es clave para el éxito de los equipos”.

 

  • Respetar las zonas horarias 

Los diferentes husos horarios y sus cambios estacionales pueden llegar a aislar a las personas o a incrementar la dificultad para programar reuniones. En Unidos en Red, por ejemplo, tenemos miembros en 6 países y 5 husos diferentes, lo cual se traduce en que podemos llegar a tener una diferencia de hasta 6 horas.

 ¿Cómo hacemos que el trabajo funcione con tanta diversidad? Respetamos las horas y los días feriados del país donde se encuentra cada persona, identificamos el bloque en el que podemos coincidir y lo optimizamos para realizar las tareas compartidas. En los espacios de no coincidencia, avanzamos con los equipos locales y, a través de Asana, mantenemos actualizados a todos del estatus de las tareas.

Estos 4 puntos son claves en nuestra gestión de los equipos. Algunos como verán tienen que ver con adoptar tecnologías, pero quizá los más relevantes, los que generan mayor impacto en la consecución de los objetivos comunes son los asociados al desarrollo de nuestras Soft Skills.

En siguientes artículos hablaremos sobre las Soft Skills, cuáles debemos desarrollar con mayor énfasis, cómo hacerlo y daremos ejemplos del impacto que pueden tener en las personas y los proyectos.  

 

Autor: Adriana Narvaez Cote

Coordinador de Control y Gestión

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