Herramienta de gestión de tareas y proyectos para tu ONG: Caso Asana

¿Sientes que el tiempo no te alcanza para abarcarlo todo? ¿Te gustaría mejorar los canales de comunicación con tu equipo? ¿Percibes que a veces no logras coordinar los esfuerzos para incrementar tu desempeño? Si trabajas en una ONG o lideras un equipo, tal vez te identifiques con alguna de estas preguntas.

Si trabajas con un equipo remoto o segmentado por departamentos, puede llegar a resultarte agotador mantener el ojo en todas las actividades simultáneamente. ¿Cómo hacer que la gestión de tus proyectos sea efectiva?

En Unidos en Red nos hemos dado la tarea de investigar y probar maneras efectivas de organizar, gestionar e impulsar nuestros proyectos. Miro, Tableau, Asana, G-Suite son plataformas que nos han ayudado a hacer este proceso más eficiente y por ello queremos compartirlas con nuestros aliados y lectores.

 

Asana

En esta ocasión, queremos hablarles sobre Asana, una herramienta de gestión de tareas diseñada especialmente para facilitar el trabajo colaborativo. Sencilla, dinámica y de fácil acceso, puede ser la respuesta que estabas buscando para mejorar la gestión de tu organización.

A continuación, te comentamos algunas razones por las cuales en Unidos en Red hemos elegido implementar Asana. 

 

 1. Asana ofrece el 50% de descuento para ONG

Asana cuenta con varias versiones adaptables a las necesidades de sus usuarios: Asana Basic, versión gratuita que permite hasta 15 colaboradores, y las versiones Business y Enterprise, prepagadas y dirigidas a organizaciones que quieren disfrutar de todas las ventajas de la plataforma. 

Por otro lado, las ONG también podemos contar con un sistema de apoyo financiero que incluye hasta un 50% de descuento en versiones. Para saber si tu organización cumple los requisitos para ser beneficiarios de esta oportunidad, puedes consultar este link.

2. Asana permite hacer seguimiento a las tareas de nuestro equipo

En Asana podemos organizar las actividades por categorías, proyectos y tareas, pudiendo desglosarlas infinitamente, lo que nos permite mantener centralizada la gestión en un solo lugar. 

Captura de pantalla de Proyecto de Unidos en Red

Este es un ejemplo real del trabajo de Unidos en Red. El proyecto fue la elaboración del Informe de Gestión del 2021 y en la imagen se observa la distribución y asignación de tareas del equipo. 

Con una interfaz cómoda a la vista, facilita el seguimiento en tiempo real del desempeño del equipo, observando el progreso de cada uno y sabiendo quién está haciendo una determinada tarea o cuándo la hará. Con el sistema de notificaciones, podemos recibir alertas acerca de nuevas asignaciones, el vencimiento de actividades e inclusive las tareas que debe realizar cada miembro del equipo durante el día o semana.

 

3. Asana conecta con otras aplicaciones

Entre las decenas de funciones que ofrece Asana, una de las más útiles es la posibilidad de enlazar esta herramienta con otras plataformas que utilizamos en nuestra gestión diaria. Google Calendar, Google Meet, Gmail, Zoom, Slack, son solo ejemplos de aplicaciones que podemos fusionar con nuestra cuenta de Asana, lo cual facilita la comunicación entre los miembros de nuestro equipo y suma agilidad a la ejecución de tareas. 

Captura de pantalla de integración con G-Suite

Usamos la extensión de Asana para Gmail, y como se observa en la imagen podemos crear tareas desde allí, a partir de una conversación y sin tener que salirnos de Gmail. 

 

4. Asana es sencilla y fácil de usar

Para usar Asana no necesitas contar con amplios conocimientos sobre tecnología o tener equipos de última generación. Esto hace que pueda ser fácil de implementar ya que cualquier persona que tenga conocimiento básico del uso de una computadora o un teléfono móvil puede acceder a ella. Además, su acceso es versátil: cuenta con una versión web, una de escritorio y una aplicación móvil para Android y iOs.

 

5. Asana es interactiva y flexible

En Asana todos podemos personalizar nuestra pantalla de inicio, crear o eliminar segmentos, moverlos de lugar y agregarle el color que queramos. Además, cualquier miembro del equipo puede crear proyectos y tareas, lo cual recrea un ambiente colaborativo y horizontal en el que todos los involucrados pueden sumar al conjunto.

En Unidos en Red hemos descubierto que el trabajo colaborativo y el uso de metodologías ágiles impulsan mejores resultados, por lo que incentivamos la implementación de herramientas que lo faciliten. 

Si quieres saber más sobre cómo incorporar Asana en la gestión de proyectos y tareas en tu ONG, contactanos, te contamos nuestra experiencia y te asesoramos en la implementación.

 

Autor: Adriana Narvaez Cote

Coordinadora de Control y Gestión

 

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