Automatización de correos electrónicos: Transformación de las comunicaciones

La automatización sencilla de correos electrónicos puede ser el primer paso para transformar las comunicaciones institucionales.

 

Ahora, en una sociedad hiperconectada los donantes y beneficiarios de proyectos no quieren solamente recibir información, quieren sentirse únicos. En el tercer sector tenemos que empezar a comunicarnos estratégicamente.

 

La automatización de mensajes no es algo nuevo en las comunicaciones, sin embargo, ahora es cuando las pequeñas y medianas empresas, así como las organizaciones de tercer sector, están aprovechando sus ventajas para la fidelización de sus audiencias.

 

En el pasado quedó la comunicación unidireccional y genérica que tanto revolucionó al mundo con los medios masivos como la televisión, radio y prensa impresa. Es preciso cambiar la forma como se hacen 

 

Entonces ¿por qué seguimos enviando el mismo mensaje a todos los públicos sin ninguna distinción?

 

Adoptando las fortalezas del marketing en el sector social

En mundo del marketing se descubrió la enorme potencialidad que tienen los correos electrónicos para fidelizar a los clientes, vender más y obtener mejores resultados. Los marketeros entendieron que las ventas aumentaban cuando los mensajesse envían  de forma  diferenciada o personalizada según los gustos de los clientes.

 

El inbound marketing es el método para hacer crecer una organización mediante la construcción de relaciones significativas y duraderas con los stakeholders. Se trata de valorar y capacitar a estas personas para que alcancen sus metas en cualquier etapa de su viaje con la institución.

 

Ya en el marketing  se habla de la omnicanalidad como una estrategia de comunicación para estar en contacto con los prospectos o clientes a través de diferentes canales (email, redes sociales, sitio web, etc.). Pero antes de integrar todos los canales, tenemos que mejorar la comunicación existente en cada uno de ellos y aquí abordaremos el correo electrónico.

 

En las puertas de la Web3 y del metaverso, las comunicaciones deben ser centradas en los usuarios, adaptadas a sus gustos y necesidades. El tercer sector también puede (y debe) crear experiencias de usuarios que les lleve a alcanzar las metas. 

 

Públicos diferentes, comunicaciones diferentes

Antes de automatizar, tenemos que entender que en una organización existen diferentes tipos de públicos quienes esperan ser tratados de forma diferente, según su relación y vinculación con la institución.

 

Entre los públicos comunes de una ONG se encuentran los inversionistas sociales, miembros de junta directiva, beneficiarios, voluntarios y aliados estratégicos. Cada uno de ellos cumple un rol específico y todos ellos deben ser tratados según el mismo para que se sientan identificados, empoderados y se conviertan en embajadores de la causa social.

 

Al tener intereses diferentes, los públicos tienen que recibir mensajes diferentes, donde hasta la forma de presentación debería ser diferente. Por ejemplo: un inversionista necesitará un mensaje más sucinto, racional y enfocado en los resultados, mientras que los voluntarios esperarían comunicaciones más anecdóticas, emotivas y frecuentes. 

 

En pocas palabras, no podemos enviar el mismo mensaje a todos los públicos. 

 

Consejo: Ten una base de datos segmentada por tipo de público.

 

Frecuencia adecuada

Es común caer en la tentación de enviar emails semanales a los públicos, pensando que con eso lograremos mayor engagement, pero dependiendo del tipo de público, puede lograr el efecto contrario. 

 

No existe una frecuencia estándar que podamos recomendarte, eso dependerá de cada uno de los públicos y de sus gustos, así que lo mejor es que sean ellos mismos quienes lo digan respondiendo a una pregunta en el formulario de registro, la cual puedan modificar en cualquier momento.

 

En Unidos en Red, por ejemplo, se envían mensajes semanales con oportunidades de financiamiento a proyectos que hagan match con lo que se está financiando. En este caso la frecuencia semanal resulta agradable ya que los contenidos son pertinentes. 

 

Consejo: Ten en tu base de datos información de la frecuencia con la que tus usuarios desean recibir correos, ya sea Semanal, Mensual, Trimestral

 

Contenidos Personalizados

Como comentamos, los usuarios rechazan cada vez más correos electrónicos donde sienten que son uno más, donde no hay algo que los haga sentir únicos y atendidos. 

 

La mínima personalización que debe existir es la de colocar el nombre de la persona, aunque sea algo básico, las personas tienen más confianza de abrir y leer un correo, donde se les hable por su nombre.

 

Cualquiera de las herramientas existentes en el mercado (free y premium) permiten esta mínima personalización, nos tenemos que asegurar de tener ese dato almacenado.

 

Consejo: En tu base de datos  identifica y recopila datos que te permitan personalizar mensajes, por ejemplo, nombre, apellido, género, profesión, país, fecha de cumpleaños

 

Herramientas para la automatización de correos

Existen muchas herramientas en línea para el envío automático de mensajes, algunas de las más populares son MailChimp, MailerLite, SendingBlue, Dana Connect, entre otras tantas.

 

Todas permiten el envío de mensajes en formato HTML (lo que los hace más atractivos), aportan métricas y permiten la personalización. La diferencia está en los costos y planes que ofrecen.

 

En Unidos en Red usamos Dana Connect que es una herramienta que los miembros de la red pueden disfrutar de forma gratuita y sin limitaciones de número de mensajes o receptores. Si quieres adquirirla, contáctanos.

 

Autor: Marianella Santiago

Coordinador de Innovación y Voluntariado

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