¿Puede una ONG adoptar las metodologías ágiles?

Introducción

Seguramente has escuchado sobre los enfoques ágiles y quizá consideras que es un tema que solo aplica a los desarrolladores de software o que tal vez es solo una metodología más.

Con tantas tareas por cumplir diariamente en las organizaciones, aprender otra herramienta puede que no resulte una prioridad. Pero, ¿Qué pasa si te decimos que no es una herramienta más, sino una filosofía que implica una forma distinta de pensar, organizarse y trabajar?

¿Qué pasaría si una organización pudiera lograr un incremento del 50% de los beneficios que actualmente brinda?¿O si las campañas de marketing pudieran generar un 40% más de engagement en las audiencias? ¿Qué pasaría si logra reclutar los mejores talentos y reducir la tasa de rotación? ¿O si duplica el número de colaboradores que se sienten emocionalmente comprometidos con sus organizaciones?

Incorporar la agilidad ha traído éstos y otros grandes beneficios al sector de las tecnologías de la información. De hecho, se está convirtiendo en una de las habilidades indispensables para los gerentes y representa una oportunidad exponencial para las organizaciones de la sociedad civil que también decidan asumirla.

 

¿Cómo nacieron las metodologías ágiles?

Si bien en los últimos años solemos hablar mucho más acerca de las metodologías ágiles, la realidad es que éstas se comenzaron a experimentar desde la última década del siglo XX. La industria del software, con miras en obtener mejores resultados, concibió un conjunto de prácticas que permitían un cambio de mentalidad de modelos tradicionales de gestión, dando mejores resultados. Las prácticas tradicionales consistían en una serie de pasos lineales para alcanzar un fin; entonces se planteaba a un nuevo estilo iterativo, en el que pueden diseñarse, experimentarse y corregirse pequeños segmentos de un proyecto conocidos como sprints.

Una vez detectada la eficiencia de este nuevo estilo, un grupo de CEOs de reconocidas empresas estadounidenses se reunieron para compartir sus experiencias y desarrollar el “Manifiesto Ágil”. Este documento, expuesto principalmente para el área del software y la programación, sentó las bases de una nueva filosofía de gestión que se ha expandido a otras áreas, como las organizaciones sociales.

Photo by Jason Goodman on Unsplash

Los 12 principios de las metodologías ágiles

Sabemos que la transición a un nuevo estilo de gestión de proyectos siempre representará un reto para todas las organizaciones. Sin embargo, sus beneficios en términos de reducción de costes e incremento de la productividad hacen que transitar ese camino conduzca a resultados óptimos.

 Si deseas empezar a explorar este enfoque, tienes que empezar por conocer “El Manifiesto Ágil”, el cual establece 12 principios fundamentales que deben estar presentes en todos los modelos de gestión. Representa una guía para autoanalizar el desempeño de los equipos y propósitos de las organizaciones. A continuación, te los enumeramos:

  1.   Satisfacer al cliente gracias a la entrega pronta y continua del producto.
  2. Desarrollar proyectos flexibles, con capacidad para adaptarse a cambios en los requerimientos y asumirlos como oportunidades para adquirir ventajas competitivas.
  3.   Dividir los proyectos en entregables que puedan ser enviados en periodos cortos de tiempo.
  4.   Líderes y staff trabajan juntos en estrecha colaboración.
  5.   Entorno de confianza y motivación para el desarrollo del trabajo.
  6.   Comunicación directa y periódica con el equipo y los clientes.
  7.   La principal medida de progreso es ver el proyecto funcionando.
  8.   Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible con un ritmo constante de trabajo.
  9.   Mantener la excelencia técnica y el buen diseño.
  10. La simplicidad como eje transversal del proyecto.
  11. Equipos autoorganizados que co crean juntos.
  12. Diseñar indicadores medibles que permitan evaluar el rendimiento del equipo a intervalos.

 

Una comparación entre los enfoques ágiles más utilizados

Dada la gran apertura que han tenido los enfoques ágiles en las organizaciones, existe una gran cantidad de metodologías disponibles. En este artículo te presentamos una breve comparación entre las dos más utilizadas para la gestión de proyectos: Scrum y Kanban. 

  SCRUM KANBAN
Principios rectores Alinear a los equipos creativos y multifuncionales, realizando seguimientos periódicos a la gestión a través de reuniones y entregas parciales llamadas sprints. Organizar visualmente los flujos y límites del trabajo a través de la categorización y desglose de las tareas con tarjetas de colores.
Condiciones favorables para la adopción Culturas creativas con altos niveles de confianza y colaboración o

equipos de innovación radical que quieren cambiar su entorno de trabajo.

Culturas orientadas al proceso que prefieren mejoras evolutivas con pocas prácticas prescritas o con valores generales, pero sin prácticas prescritas.
Roles
  • Product Owner: representante ante los accionistas y clientes de presentar el proyecto o producto.
  • Scrum Master: lidera el equipo en la consecución de los objetivos.
  • Scrum Team: equipo de desarrolla el proyecto de manera conjunta.
  • Stakeholders: personas, organizaciones o empresas que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.
  • Service Request Manager o Product Manager: responsable de entender las relaciones y expectativas de los clientes y comunicarlas al equipo.
  • Service Delivery Manager: gestiona el flujo de trabajo, facilita las reuniones diarias y las actividades de mejora continua.
  • Stakeholders: personas, organizaciones o empresas que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.
Ventajas
  • Primera  metodología ágil utilizada.
  • Realza el valor del trabajo en equipo y sus buenas prácticas.
  • Ciclo iterativo.
  • Entregables periódicos y parciales.
  • Reuniones periódicas para monitorear avances e identificar y ejecutar mejoras.
  • Adaptable a los retos que se presenten durante el desarrollo del proyecto.
  • Promueve el trabajo colaborativo.
  • Permite elaborar una planificación, distribución y control de las tareas.
  • Desglosa las tareas y las asigna a cada miembro del equipo, pudiendo monitorear las fases en las que se encuentra cada una.
  • Entregables continuos.
  • Métricas visuales que permiten identificar puntos de mejora.
  • Flexibilidad en la capacidad de respuestas a tareas y problemas imprevistos.
  • Retos
  • Requiere confianza en el equipo para ceder la toma de ciertas decisiones a sus miembros.
  • Los líderes pueden tener dificultades para priorizar actividades y tareas en cada etapa del proyecto.
  • Se requieren habilidades y cualificación para gestionar matrices y equipos multidisciplinarios.
  • Los tiempos de iteración fijos pueden no ser adecuados para algunos problemas emergentes.

 

  • En condiciones extremas, los plazos de entrega pueden alargarse por el surgimiento de tareas imprevistas.
  • Requiere el monitoreo constante por parte del líder para la asignación y seguimiento de tareas.
  • Debido a la gran cantidad de tarjetas y etiquetas, se puede generar confusión de los miembros del equipo.
  • Requiere espacio para almacenamiento, lo cual puede elevar los costos para unidades, equipos o proyectos muy grandes.

Fuente original: Darrell K. Rigby, Jeff Sutherland e Hirotaka Takeuchi. Desde «Embracing Agile», abril de 2016. (Adaptación propia)

 

Entre las muchas metodologías ágiles que existen, las organizaciones pueden elegir las que mejor se adapten a sus necesidades, en función del tamaño del equipo, el número de proyectos que manejan, el área temática a la que se dedican y los recursos que poseen. Scrum y Kanban, pasando por Extreme Programming XP, Agile Inception y DesinG Sprint, los cuales no hemos abordado en este artículo, son solo ejemplos de todas las que pueden estar disponibles para la gestión de proyectos.

Te invitamos a pensar cuáles crees que se adaptarán en tu ONG. En Unidos en Red, te ayudaremos a implementarlas y adaptarlas en la organización, contáctanos. 

 

En las siguientes entregas hablaremos de:

  • Cómo incorporar las metodologías ágiles en la gestión de proyectos.
  • Herramientas para la gestión ágil de proyectos.
  • Cómo elegir la metodología ágil que mejor se adapte a mi organización.
  • La cooperación internacional utiliza la metodología de marco lógico y la teoría de cambio, entonces ¿vale la pena que mi ONG incorpore metodologías ágiles?

 

Autor: Adriana Narvaez Cote

Coordinador de Control de Gestión 

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