Toda organización social debería utilizar para su gestión diaria las herramientas de productividad que ofrecen plataformas como Microsoft 365 y Google Workspace de manera profesional asociado al dominio de la organización. Sin embargo, muchas veces se opta por una mezcla de ellas en sus versiones personales y no institucionales.
Tanto Microsoft como Google tienen versiones empresariales gratuitas para ONGs, a las cuales puedes acceder cumpliendo los requisitos que ellos solicitan como organización sin fines de lucro. Accediendo a ellas ganarás más orden, transparencia y profesionalismo para tu iniciativa. En este artículo también te contaremos cómo acceder a ellas.
¿Microsoft 365 o Google Workspace?
La decisión de una suite o la otra depende de los intereses y capacidades de tu organización. Por lo tanto, es importante conocer qué te ofrecen cada una de ellas y cuáles son las que más te convienen para tus objetivos gerenciales e institucionales.
Empecemos recordando que tanto Microsoft, como Google permiten envío de correos electrónicos, administración de calendarios, creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, realizar videoconferencia, gestionar archivos y colaborar en equipo. Además, ambas plataformas se pueden utilizar en la nube y en dispositivos fijos y móviles.
Adicionalmente, ambos licenciamientos para organizaciones sin fines de lucro permiten asociar tu dominio a las cuentas de correo, lo que ofrece más profesionalismo a tu ONG. Los relacionados a tu institución tendrán más confianza si les llega un correo electrónico con el nombre de tu organización ante uno que provenga de @hotmail.com o @gmail.com.
¿Qué herramientas ofrece Microsoft 365 y Google Wokspace?
Como se mencionó anteriormente, ambas suites son muy parecidas, en esta tabla te dejamos una homologación de las herramientas:
| Descripción | Microsoft 365 | Google Workspace |
| Correo, contactos y calendario | Microsoft Outlook | Google Gmail |
| Procesador de palabras | Microsoft Word | Google Docs |
| Hoja de Cálculo | Microsoft Excel | Google Sheets |
| Presentaciones | Microsoft Power Point | Google Slides |
| Almacenamiento en la nube | Microsoft One Drive | Google Drive |
| Manejo individual de tareas | Microsoft To Do | Google Task |
| Alojamiento de sitio web | Microsoft SharePoint | Google Sites |
| Videoconferencias | Microsoft Teams / Skype | Google Meet |
| Conversaciones en línea | Microsoft Teams / Skype | Google Chat |
| Tomar notas | Microsoft One Note | Google Keep |
| Almacenar fotografías | Microsoft Photos | Google Photos |
| Recolectar información | Microsoft Forms | Google Forms |
Ventajas de Microsoft 365 sobre Google Workspace
- Aplicaciones: Prácticamente todos crecimos usando Word, Excel y Power Point instaladas en nuestros computadores. Actualmente, se pueden acceder a las mismas aplicaciones desde cualquier navegador web con Microsoft 365. Por su parte, a las aplicaciones de Google solo se puede acceder desde internet.
- Complejidad de archivos: Las herramientas de productividad de Microsoft permiten generar archivos más complejos y versátiles que los que actualmente permite la suite de Google. Por ejemplo, en un documento Word se pueden insertar tablas con sumatorias, índices de tablas diferenciados y otras funcionalidades que Docs no las permite. Por su lado, la biblioteca de fórmulas que ofrece Excel es más amplia que las que ofrece Sheets.
- Video conferencias con más y mejores características: Microsoft Teams ha mejorado mucho en los últimos 2 años, logrando adoptar características de otras herramientas de conferencias. Entre las características más destacadas están la cantidad de participantes por videollamadas, la posibilidad de asignar moderadores, la interacción con emoticones y la integración con otras aplicaciones para dar dinamismo a las conferencias: como encuestas y herramientas de colaboración.
- Variedad e integración de aplicaciones: Si bien ambas suites ofrecen muchísimas aplicaciones útiles. Microsoft incluye en su versión para ONG aplicaciones como Microsoft Planner, Project y To Do que permiten la planificación colaborativa de proyectos, todas perfectamente integradas sin tener que recurrir a aplicaciones de terceros que puedan comprometer la confidencialidad de la institución.
- Generosidad: Microsoft es más generoso en su otorgamiento para ONG, permitiendo crear hasta 10 cuentas de forma gratuita con 1TB de almacenamiento en One Drive y hasta 300 asistentes a las conferencias hechas por Teams. Por su lado, Google ofrece 30 GB de almacenamiento (compartido entre el correo electrónico, fotos y Drive) y hasta 100 asistentes a conferencias con Google Meet.
Ventajas de Google sobre Microsoft
- Tipos de archivos: Desde la nube de Google se pueden crear archivos de Microsoft u Open Office, lo cual permite trabajar empresas o voluntarios que no tengan las licencias de esas aplicaciones.
- Sencillez de administración: Google desde sus inicios pensó sus herramientas de productividad para que funcionaran en la nube, por lo que su administración y soporte técnico es mucho más sencillo que la de Microsoft. Cualquier usuario sin conocimientos técnicos puede resolver los problemas técnicos que pudiesen presentarse, sin embargo, en Microsoft es probable que necesites un aliado comercial para poder instalar o solucionar cualquier inconveniente.
- Menor exigencia de hardware: Las herramientas de Google funcionan completamente en la nube, lo que permite que las organizaciones no deban tener computadores tan robustos en memoria y espacio en disco. Con internet, un usuario y clave, se puede tener acceso al espacio de trabajo. Aunque Microsoft tiene su versión 365 que funciona en la nube, siempre va a ser mejor operar las aplicaciones de manera local.
- Versatilidad web: Como comenté anteriormente, Google desde sus inicios fue pensado para funcionar en la web, por lo que cambiarse entre cuentas personales e institucionales es bastante sencillo en el navegador, no así en Microsoft. Puede resultar una verdadera pesadilla moverse entre cuentas de Office.com porque la autenticación no te permite cambiar de cuenta sin antes haber cerrado la cuenta anterior.
¿Cómo accedo a las licencias gratuitas?
Antes de poder acceder a las licencias exoneradas de pago ambas empresas tienen procesos para validar que realmente eres una ONG.
- Proceso con Microsoft: Primero, obtén información sobre el proceso de registro y elegibilidad de Microsoft. Posteriormente, recopila la documentación que justifique la elegibilidad de tu organización, según se describe en la página Elegibilidad. Luego tendrás que completar un formulario de registro donde se te solicitará adjuntar los documentos que te certifican como ONG en tu país. Finalmente, Microsoft evaluará tu solicitud en un lapso de 7 días y te enviará un correo electrónico con el resultado de la evaluación.
- Proceso con Google: Se te pedirá que inicies una prueba gratuita de 14 días de Google Workspace for Nonprofits. En este registro debes responder un cuestionario que les permitirá validar tu elegibilidad. Una vez respondido el cuestionario, hasta 10 usuarios podrán explorar las funciones de la suite. Luego deberás verificar que eres propietario del dominio y activar.
Esperamos que este artículo te de mayor claridad de por cuál de las plataformas de productividad debes optar. Evalúa cuál es la situación de tu organización, las interacciones entre los miembros, el almacenamiento que necesitan y sobre esa base toma tu decisión.
En Unidos en Red hemos usado ambas suites, así que no dudes en contactarnos si necesitas apoyo en el proceso.
Autor: Marianella Santiago
Coordinadora de Innovación
