Mucho se habla sobre las Oportunidades de Financiamiento, Convocatorias, Subvenciones y Grants, pero no sucede lo mismo con la Rendición de Cuentas. Las organizaciones del sector social suelen esforzarse constantemente en detectar oportunidades, postular, procurar ganar premios y así obtener el financiamiento requerido para sus proyectos. Sin embargo, esto no lo es todo. ¿Qué sucede luego? ¿Qué pasa al cierre de esto?.
A pesar de que los financistas suelen dejar claras sus expectativas, bien sea por medio de un convenio firmado y/o las bases de la convocatoria; la realidad es que al culminar la fase de ejecución no todas las ONG realizan una rendición de cuentas de manera óptima. Algunos de los puntos débiles más comunes son:
- Entregas parciales o incompletas (lo ideal es que se realice el envío de la rendición una sola vez y con la información esperada por el financista)
- No brindar suficientes medios de verificación o que sean de baja calidad (facturas incompletas en su llenado, borrosas, pocas fotos o vídeos)
- No ajustarse a los formatos entregados por el financista (entregando otros que resultan de difícil lectura para terceros)
- Incumplimiento en los plazos de entrega establecidos
Este tipo de incidencias pueden generar inconformidad por parte del financista, lo cual repercute negativamente en la ONG y sus posibilidades de mantener una relación a largo plazo con este importante actor.
5 claves que te permitirán tener éxito en tu Rendición de Cuentas:
- Respeta el plan inicial: el reporte financiero y de resultados siempre debe seguir la lógica vertical del proyecto aprobado por el financista, guardando correspondencia con los objetivos y actividades del mismo.
Es comprensible que durante la ejecución se presenten incidencias que requieran de cambios o ajustes, pero el propósito inicialmente pactado y los resultados asociados a ello, no deberían tener cambios de importancia.
2. Que no falten los datos: todo buen proyecto debe contemplar un mínimo de mediciones que permitan verificar sus resultados y/o impacto. Acompañar tu Rendición de Cuentas con un tablero que resuma en forma práctica los indicadores clave de tu gestión, siempre será un excelente aporte.
(Te recomendamos leer también nuestro artículo sobre ventajas de la visualización de datos con Tableau Public: ver aquí)
3. Procura buen material audiovisual: tal como dicen popularmente “una imagen dice más que mil palabras”. Si ya has cumplido con las recomendaciones 1 y 2, la guinda del pastel será plasmar en imágenes de buena calidad todo lo que logró tu proyecto. Un video corto puede resultar aún mejor. Estos recursos le permitirán al financista conocer de primera mano la experiencia y hasta escuchar testimonios de beneficiarios (si los incluyes en el video).
4. Menos es más: al llenar los formatos o elaborar tu informe de cierre, procura que el escrito sea breve. Piensa que el lector a quien va dirigido probablemente cuente con poco tiempo, así que ve directo a los hechos, puntualiza resultados y destaca todo aquello que sea relevante en el marco del proyecto.
Si este proyecto en particular cuenta con otros detalles que deseas comunicar o generó lecciones de valor, te recomendamos recoger esta información en un documento aparte o anexo que sea de lectura opcional.
5. Cumple con los tiempos previamente acordados: si desde el inicio del proyecto consideras que los plazos son muy ajustados, comunícalo a tiempo y acuerda los cambios con el financista. Es mejor prever esto con antelación y no esperar a que se acerque la fecha límite.
Hoy en día la transparencia se ha vuelto un requisito fundamental para las ONG. La Rendición de Cuentas es parte de ello y permitirá siempre mantener una buena relación con los diferentes grupos de stakeholders (gobierno, empresa privada, donantes individuales, beneficiarios, entre otros).
La rendición de cuentas debe ser vista bajo la filosofía Ganar – Ganar. Generar información de calidad no solo te beneficiará en tu relación con el financista, sino también fortalecerá los documentos que respalden tu gestión ante otros potenciales aliados. Los informes, datos, fotos y videos podrán alimentar tu página web o brochure digital para que otros vean de qué son capaces.
¡Te deseamos éxito en tu próximo cierre de proyecto! Recuerda que cuentas con nosotros para acompañarte y asesorarte en lo que necesites. Si tienes alguna inquietud, comunícate a proyectos@unidosenred.org.
Autor: Andreina Pérez
Coordinadora de proyectos
