La publicación de la memoria anual constituye una de las mejores y más valiosas oportunidades que tiene tu organización sin fines de lucro para mostrar de manera clara y transparente lo que hace en su campo de acción. La memoria anual es el espacio para plasmar los resultados, logros, motivaciones, retos y dificultades vividas durante el último año de gestión.
Ahora que se aproxima diciembre, llegó el -temido- momento de la memoria anual. Hay que reconocer que no es tarea fácil ya que implica recapitular todo lo que como organización han hecho durante el año, recordar en qué carpeta guardaste las fotos y no saber si te llegará la inspiración para ponerte creativo con el texto y el diseño de este importante documento.
Pero, no te angusties. Hoy queremos brindarte recomendaciones que harán más llevadero este trabajo:
1. Innovar con el formato: hay muchas formas de abordar una memoria. Puede ser un documento en digital, físico, un tríptico o incluso un video. Puedes elegir cualquier formato, pero lo importante es que contenga información clave y que sea atractivo y eficaz en su objetivo.
2. Definir una estructura: tener claros los puntos principales a desarrollar te ahorrará mucho tiempo. Lo básico es:
- Portada
- Carta o mensaje institucional del director/fundador
- Indicadores y logros (ver artículo relacionado)
- Ejecución financiera
- Agradecimientos a los aliados estratégicos
- Contraportada
Para el desarrollo del apartado más grueso, que suelen ser los indicadores y logros, puedes tomar como base los objetivos estratégicos de la planificación anual y contrastarlos con los resultados obtenidos. O si prefieres, puedes desarrollar el reporte tomando como base las líneas de trabajo de tu entidad. Apoya la información presentada con gráficos, tablas infografías, fotografías y logos.
3. Dosificar las imágenes, colores y tipografías: si bien las fotografías le dan humanidad al documento, recuerda que no estás llenando un álbum y que para ese tipo de contenidos ya seguramente existen las redes sociales de la entidad. Puedes usar como regla general, incorporar 1 o máximo 2 imágenes por página; o también puedes dedicar páginas intermedias de collage. Emplea la tipografía de la marca, si quieres incorporar otra para darle mayor vistosidad, no debe ser más de una; recuerda utilizar los colores corporativos, en detalles como líneas, números e íconos, para no saturar, recuerda que deben resaltar tus resultados.
4. Facilitar la lectura: seguro tendrás ganas de contar todo lo acontecido durante el año, pero es mejor que procures tener un límite de líneas de texto por página y elegir solo la información prioritaria. Además, puedes incorporar uno o dos elementos como: cajas de texto, sombreado y/o negritas en la información de interés o resultados clave, incluso puedes jugar con los puntos (tamaños) de letras, así brindarás una mejor experiencia al lector.
5. Usar herramientas adecuada: ni PowerPoint, ni Word serán tus aliados en esta tarea, hoy en día existen programas o herramientas más versátiles, algunas incluso con plantillas que podrás adaptar a tu identidad de marca, para facilitar el trabajo, como por ejemplo: Canva, Prezi, SlideShare o Genially… Recuerda que el objetivo es comunicar los resultados de una manera atractiva y dinámica.
La memoria anual es una excelente oportunidad para fomentar el trabajo en equipo, ya que todos los colaboradores de la entidad podrán aportar su granito de arena en el recuento de actividades. También puede ser ocasión para que algún miembro del equipo de rienda suelta a sus talentos o creatividad elaborando ilustraciones personalizadas o gráficos interactivos que sumen valor al documento, como los que puedes hacer con Tableau (ver artículo relacionado).
Te sugerimos siempre elaborar una versión larga, dirigida a la directiva o para emplearla dentro de los recaudos solicitados por los concursos o subvenciones a las que se postulen; y otra versión corta que sirva para los procesos de onboarding a nuevos miembros del equipo, presentaciones con aliados, donantes, publicaciones o descargables en medios digitales.
Autores: Angela Molina y Andreína Pérez
Coordinador de Comunicaciones y Proyectos (respectivamente)
